Når du skal modtage en ny medarbejder

De gode råd, opmærksomhedspunkter og ideer, som er beskrevet i det følgende, retter sig fortrinsvist til mester og den person, som mester evt. har udpeget til at stå for modtagelsen af en ny medarbejder.

I store virksomheder kan også medarbejdere i HR- eller arbejdsmiljøafdelinger, som indgår i at planlægge modtagelsen bruge materialet, ligesom arbejdsmiljørepræsentanter kan drage nytte af materialet.

Efter Arbejdsmiljøloven er der regler om oplæring og instruktion. Det kan du læse mere om her: Hvad siger loven?

Det første møde er vigtigt

Hvorfor er det vigtigt?

Hvis du kan skabe en tryg og tillidsfuld stemning, så er du godt i gang med at skabe en god start.

Hvordan kan det gøres?

Tag dig tid til en snak eller lav en aftale en dag, hvor du har bedre tid. Tænk på, hvordan du gerne selv vil modtages.

Særligt for unge:

Forbered dig på, hvad det kræver af virksomheden at have en ung ansat fx som lærling. Mindre uddannelse og erfaring betyder et større behov for hjælp og støtte. Hent evt. inspiration her: http://traenerguide.dk 

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Forbered dig på, hvad det kræver af virksomheden at have en udenlandsk medarbejder. Gør dig klart, at den nye kan have en baggrund, der er meget anderledes end din, og spørg ind til det, hvis personen siger eller gør noget, som du ikke forstår. Den personlige kontakt er meget vigtig, så den udenlandske medarbejder føler sig imødekommet. Hav evt. en tolk med til det første møde

Hvorfor er det vigtigt?

Den nye medarbejders personlige engagement og motivation er vigtig for fastholdelse og et godt samarbejde.

Hvordan kan det gøres?

Fortæl om virksomheden, hvordan I gør og arbejder, og spørg om den nye har særlige kompetencer eller præferencer.

Særligt for unge:

Inviter den unge til at komme ud på virksomheden, når I skal underskrive ansættelses- eller uddannelsesaftalen. Spørg hvad den unge kan og gerne vil lære. Vær tydelig om, hvad du forventer i forhold til fx: 

  • Mødetider
  • Besked ved sygdom
  • Besked, når noget ikke fungerer for den unge. Det kan være kollegialt eller sikkerhedsmæssigt.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Fortæl om den danske arbejds- og sikkerhedskultur og forklar de krav, der er til de opgaver, som medarbejderen skal udføre. Forvent ikke at den udenlandske medarbejder finder det samme indlysende som dig selv.

Spørg hvad medarbejderen har lavet før. Der kan være brug for mere konkrete aftaler, end du er vant til fra dine danske medarbejdere. Udenlandske medarbejdere kan fx have et ønske om at arbejde og holde fri på en anden måde end de danske kollegaer, så de kan rejse hjem til deres familie.

Få evt. hjælp af en herboende udlænding, som har erfaringer med at finde sig til rette på en dansk arbejdsplads.

Udpeg en person til at stå for modtagelsen

Hvorfor er det vigtigt?

Alle i virksomheden ved, hvem der har ansvaret for modtagelsen. Den nye ved, hvem man skal henvende sig til.

Hvordan kan det gøres?

Vælg en medarbejder, som er indforstået med opgaven, og sørg for at vedkommende er klædt på til den. Brug dit kendskab til dine medarbejdere eller spørg din formand til råds. Nogle personer har naturligt flair for at møde nye mennesker og lære fra sig – andre har brug for at lære det.

Lav korte, klare og præcise retningslinjer for, hvad der skal gennemgås med den nye.

Særligt for unge:

Vælg en medarbejder som er i øjenhøjde med den unge, og som kan give sikre arbejdsmetoder og gode vaner videre.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Vælg en medarbejder som taler et sprog, den nye forstår. Det kan være dansk, engelsk eller den nye medarbejders modersmål. Især ved telefonsamtaler, hvor man ikke kan se hinanden, kan sproget give anledning til misforståelser.

Sæt tid af til modtagelsen

Hvorfor er det vigtigt?

Det kan tage tid at lære nye kollegaer og arbejdsrutiner at kende – også selvom man har mange års erfaring. I mange virksomheder er der den første dag sat 2-3 timer af til introduktion, udlevering af arbejdstøj, hjælpemidler, værktøj m.m. Når du, som mester eller den der skal stå for modtagelsen, bruger tid på at sætte den nye medarbejder ind i jeres rutiner, svare på spørgsmål og følge op i det praktiske arbejde, bliver det tydeligt, hvad der forventes, og lettere at gøre tingene sikkert. Det giver også den nye mulighed for at bære virksomhedens kultur ud til kunderne og til de nye medarbejder, der kommer efter.

Hvordan kan det gøres?

Introduktionen kan deles op i flere dele, som gives over en længere periode. Så kan den nye medarbejder bedre arbejde med det og huske det.

Særligt for unge:

Vær tålmodig og forberedt på at gentage dine budskaber. Husk at alt er nyt for den unge.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Vær tålmodig. Husk at alt kan være nyt for den udenlandske medarbejder.

Tilpas modtagelsen

Hvorfor er det vigtigt?

Erfaring, kompetencer og personlige forudsætninger er forskellige. Nogen har det fx fint med at modtage instruktion skriftligt, mens andre kan føle sig overdænget af personalehåndbøger, procedurer m.m. og har brug for at få fortalt tingene mundtligt, få dem vist eller se billeder.

Hvordan kan det gøres?

Overvej hvordan den nye medarbejder bedst introduceres til virksomheden, opgaverne og sikkerheden. Både billeder, tegninger og piktogrammer kan bruges til at forklare og formidle.

Særligt for unge:

Spørg ind til den unges erfaringer og foretrukne måder at lære på. Måske kan den unge mere eller mindre, end du tror. På første del af uddannelsen kan man måske mindre, end du forventer.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Mange udenlandske medarbejdere er skolet på en hel anden måde, end vi kender det i Danmark. Nogen har ingen håndværksmæssig uddannelse. 

Spørg hvordan den udenlandske medarbejder normalt vil udføre opgaven. Hvilke materialer og metoder vil medarbejderen vælge? Hvordan vil medarbejderen beskytte sig mod konkrete arbejdsmiljørisici? Brug den viden, når du skal instruere.

Hvorfor er det vigtigt?

Den nye kan være vant til andre rutiner, end du er. Det du tager for givet, kan være nyt for den nye. Som mester eller den der skal stå for modtagelsen, undgår du misforståelser.

Hvordan kan det gøres?

Skab tillid hos medarbejderen til, at det er i orden at stille spørgsmål. Sig fx at ingen spørgsmål er dumme, og gør det klart, at medarbejderen skal kontakte dig, hvis opgaven viser sig at være anderledes end forstået.

Hvis medarbejderen laver fejl, så forklar hvordan man gør. Husk også at anerkende indsatsen.  

Lav i virksomheden en liste med praktiske oplysninger og telefonnumre til mester, formand, tillidsmand, AMR og andre relevante kontaktpersoner, så medarbejder ved, hvem man kan gå til.

Særligt for unge:

Måske vil du erfare, at den unge ikke har udført opgaven, som du havde forventet. Det kan være fordi, den unge ikke har forstået din instruktion. Du skal derfor sikre dig, at instruktionen er forstået ved at stille spørgsmål eller få den unge til at vise dig, hvordan han/hun vil gøre det.

Vær støttende, lyt fordomsfrit til den unges oplevelser med det at være på en virksomhed og hjælp med at løse evt. konflikter. Undgå at lærlinge føler sig presset til at gå på kompromis med det, de har lært på skolen. 

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Måske vil du erfare, at den udenlandske medarbejder ikke har udført opgaven, som du havde forventet. Det kan være, fordi vedkommende ikke har forstået din instruktion. Du skal derfor sikre dig, at instruktionen er forstået ved at stille spørgsmål eller få medarbejderen til at vise dig, hvordan han/hun vil gøre det.

Sørg for oplæring i danske regler, sikkerheds- og arbejdskultur, herunder materialevalg og brug af værktøj og maskiner.

Vær præcis i din instruktion og kontroller fx med spørgsmål om opgaven er forstået. Vær konsekvent hvis reglerne ikke overholdes.

Det kan være en god ide at lave makkerpar mellem den nye og en mere erfaren dansk eller udenlandsk medarbejder.

Tag dig tid til at forklare om danske arbejdsmarkedsforhold, henvis til nogen, der kan hjælpe, eller søg mere information her: https://www.workindenmark.dk/. Stabilitet og tryghed er afgørende for, at den udenlandske medarbejder kan koncentrere sig om sit arbejde, og selvom medarbejderen har et ønske om at overholde reglerne, kan det forekomme meget kompliceret. Danske regler og krav, samarbejde med myndighederne, løn- og overenskomstforhold, arbejdstid, ferieforhold, pension, arbejdsmiljøregler og normer m.m. kan være meget forskellig fra det, medarbejderen kender fra sit hjemland og kan virke overvældende. Fx arbejder man mindre i Danmark, end mange udlændinge er vant til. Undgå misforståelser ved at sørge for klare og nedskrevne aftaler. Det kan fx være i en håndbog. 

Lav en plan for modtagelsen

Hvorfor er det vigtigt?

Det kan tage lang tid, før den nye medarbejder er inde i alt det nye i virksomheden. Også selvom medarbejderen har masser af erfaring.

Udlevering af fx arbejdstøj og værktøj er en markering af, at den nye medarbejder er en del af teamet.

Hvordan kan det gøres?

En plan for hele opstartsperioden kan beskrive, hvem der er ansvarlig for modtagelsen, og uge for uge fx hvem den nye skal arbejde sammen med, og hvad den nye skal lave.

Du skal også huske at:

  • Værktøj, arbejdstøj, sikkerhedsudstyr eller tjenestebil m.m. er klar den første dag.
  • Vise rundt.
  • Planlægge hvilke opgaver den nye medarbejder skal lave, der matcher vedkommendes kompetencer, eller sørge for nødvendig oplæring.
  • Spørge ind til lovpligtige kurser og tilmelde den nye medarbejder nødvendige kurser med det samme.
  • Instruere i opgaven og i brug af sikkerhedsudstyr.
  • Fortælle den nye, hvem man skal spørge om hvad (AMR, tillidsrepræsentant, mester m.m.).

Samler du materialet i en kuvert til den, der skal stå for modtagelsen, så sikrer du ensartethed i modtagelserne.

Særligt for unge:

Lav en plan for hele opstartsperioden, der matcher den unges ønsker og behov. Sørg for meningsfulde opgaver. Den unge vil gerne lære og bidrage til at udføre faglige opgaver.

Spørg hvad den unge gerne vil lære og inddrag den unge i beslutninger og overvejelser. Lav klare aftaler om nye opgaver.

Er der meget travlt, så sæt tid af til at lære fra dig en anden dag, og vær tydelig om det overfor den unge.

Sørg for en god sikkerhedsinstruktion. Spørg om den unge har prøvet det før. Vis det rigtigt første gang, og vær selv et godt eksempel i dagligdagen – det er det, den unge vil huske.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Vær opmærksom på sprogbarrieren, og på at dansk humor og sarkasme kan være uforståeligt, når man kommer fra en anden kultur.

Det at kunne kommunikere på byggepladsen og med kunder har både stor social og sikkerhedsmæssig betydning. Arbejdet glider lettere, når man kan tale om det og finde fælles løsninger. Mange udlændinge oplever danskere som ”lukkede” og svære at komme i kontakt med, da nogle udlændinge kommer fra en mere åben kultur.

Måske kan én i sjakket oversætte til dansk eller engelsk for sin udenlandske kollega. Det kan fx være en medarbejder, som kommer fra samme land. Sprogniveauet skal være højt nok til, at instruktionerne kan forstås.

Introducer til kollegaerne

Hvorfor er det vigtigt?

Det er alles ansvar, at den nye medarbejder føler sig godt tilpas. Det gælder også, hvis man ansætter i midlertidige stillinger.

Særligt for unge:

For mange unge er kulturen på en byggeplads meget forskellig fra det, de har prøvet før. Den kollegiale omgang på arbejdspladsen skal være med til at skabe en tillidsfuld og tryg ramme.

Hvordan kan det gøres?

Præsenter den nye medarbejder på et morgenmøde og forklar om den nyes opgaver og plan for opstartsperioden.

Fortæl hvordan kollegaerne kan hjælpe med at få den nye medarbejder ind i fællesskabet. Fx ved at spørge, hvordan det går, vise interesse og forklare hvorfor I gør, som I gør i virksomheden. Det kan også være ved at komme til dig, som mester, hvis noget er svært for den nye.

Særligt for unge:

Fortæl kollegaerne hvordan I kan passe på den unge, og undgå at den unge står alene.

Er der en tidligere lærling i virksomheden, som kan hjælpe den unge i gang? En tidligere lærling kan bedre sætte sig i vedkommendes sted. Arranger fx en lærlingedag, hvor de unge kan lære hinanden at kende og udveksle erfaringer. Hvis du kun har få unge, kan de måske mødes med unge fra en anden virksomhed.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Vær på forkant med fordomme og konflikter ved at have regler for, hvordan I omgås på arbejdspladsen. Det er vigtigt at vise respekt og have tillid til hinanden.

Tal om, hvordan dansk arbejdskultur, regler og krav kan være ukendte, når man kommer fra en anden kultur, og hvordan I kan hjælpe med at gøre det lettere at forstå.

Hvorfor er det vigtigt?

Den nye medarbejder kan have viden om metoder, materialer og sikkerhed, som kan gøre jeres arbejde lettere eller mere sikkert.

Hvordan kan det gøres?

Skab en kultur, hvor I lytter og bliver klogere, og hvor der er plads til forskellighed.

Særligt for unge:

Inddrag den unge i overvejelser om, hvordan opgaven kan udføres. Når målet med opgaven er kendt, kan det være lettere at tage initiativet selv.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Lær jer fx at sige godmorgen på den udenlandske medarbejders modersmål. Det er en fin gestus.

Skab muligheder for at danske og udenlandske medarbejdere kan møde hinanden. Det kan fx være ved at holde frokostpauser sammen.

Følg op

Hvorfor er det vigtigt?

Dine ansatte ser på, hvad du som leder siger og gør. Der kan være emner, som det er mere trygt at gå til dig med end til en kollega.

Hvordan kan det gøres?

De fleste er glade for et ”hej og hvordan går det”.

Spørg, hvordan det går, og lyt til svaret. Er der noget, du kan hjælpe med at løse?

I større virksomheder kan en arbejdsmiljøpolitik bidrage til at fastholde en bestemt sikkerhedskultur.

Allerede ved opstart kan du planlægge en samtale, når den nye har været i virksomheden et stykke tid.

Særligt for unge:

Det har en særlig betydning for nogen unge, at mester er synlig i hverdagen, og at man ved, at man har en aftale om at mødes og snakke om, hvordan det går. 

Særligt for udenlandske medarbejdere:

I nogle kulturer har man et andet forhold til autoriteter, end man har i Danmark, og man kan opfatte det at spørge, når man er i tvivl, som at afsløre mangel på kompetencer. I Danmark kan mester spørge de ansatte til råds om opgaveløsningen, det er ukendt for mange udlændinge.  

Vær tydelig og direkte omkring dine krav og forventninger. Der kan være behov for mere kontrol og opfølgning end overfor dine danske ansatte.

Vær tydelig om, hvornår du vil løse et evt. problem. Hold det du lover, og lov ikke mere end du kan holde.

Hvorfor er det vigtigt?

Hvis du som mester får taget hånd om evt. problemer på en god måde, så er det med til at fastholde den nye og sikre trivsel.

Hvordan kan det gøres?

Aftal om du, eller den der skal stå for modtagelsen, fx skal holde en fælles pause med den nye en gang om ugen, hvor du kan tale om med den nye medarbejder om, hvordan det går. Følg op hvis der er noget, du ikke selv kan løse.

Særligt for unge:

Kontakt organisationerne, hvis der opstår problemer, eller skolen, hvis der er tale om en lærling. Tag imod deres råd. Den tid du investerer, kommer som regel godt tilbage.

Udpeg evt. en lærlingekoordinator, hvis du har mange lærlinge i virksomheden. Vedkommende kan fungere som mentor for de unge, stå for kontakten til skolen og løbende have forventningsafstemninger med de unge.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Lyt til de bekymringer, som opstår, vis forståelse og hjælp med at finde et svare eller en løsning. Henvis evt. til nogen, som kan hjælpe. Det kan være organisationer, konsulenter eller netværk for udlændinge. Det kan også være en støtteperson i virksomheden.

Styrk jeres fællesskab

Hvorfor er det vigtigt?

Når I har det godt med hinanden i virksomheden, har I som gruppe også mere overskud til at tage imod en ny medarbejder.

Hvordan kan det gøres?

Afhold sociale arrangementer.

Fejringer af de mål I har nået.

Fælles frokost eller morgenmad, hvor I kan drøfte arbejdsopgaver, sikkerhedsspørgsmål m.m.

Særligt for udenlandske medarbejdere:

Udlændinges måde at være sociale på kan være anderledes end den danske. Måske kan I samles om noget af det, der kendertegner den nye medarbejders kultur? Hav respekt for, at ansatte med en anden nationalitet kan finde et frirum i og have brug for at tale sammen.